전자계약서를 보내고 서명받는 방법

가지고 있는 계약서 파일을 올려 서명받을 자리를 지정하고, 고객에게 서명을 요청합니다. 양쪽이 서명하면 계약이 체결되고, 설정에 따라 청구서나 반복 청구가 자동으로 시작됩니다.

알아두세요

계약서 양식은 이미 가지고 계신 파일을 쓰시면 됩니다. 청구스가 양식을 만들어 주는 것이 아니라, 올린 문서 위에 서명·날짜·체크박스 자리를 지정하는 방식이에요.

1. 계약서 파일 올리기

계약 관리 → 새 계약서로 들어갑니다.
PDF · HWP · HWPX 파일을 끌어다 놓거나 파일 찾기로 고릅니다.
계약서 본문은 1개 파일, 최대 50MB까지 올릴 수 있습니다.

쉽게 말해

한글 파일로 만든 계약서를 그대로 올리시면 됩니다. 청구스가 서명받을 수 있는 형태로 바꿔 줍니다. 올린 원본은 지문(SHA-256)을 함께 저장해 두어, 나중에 문서가 바뀌지 않았음을 확인할 수 있어요.

2. 계약 정보 입력하기

파일을 올리면 아래 항목을 채우는 화면이 이어집니다.

공급자·공급측 담당자 — 우리 쪽 정보입니다. 기본값이 채워져 있습니다.
고객 — 서명을 받을 상대입니다. 사업자와 개인 중에서 고르고, 없으면 추가로 바로 등록할 수 있습니다.
계약 제목 — 올린 파일 이름이 자동으로 들어갑니다. 고쳐도 됩니다.
서명기한 — 이 날짜까지 서명을 받습니다. 고객에게도 함께 표시됩니다.
서명 재알림 주기(일) — 서명 전까지 이 주기마다 다시 알립니다. 비우면 재알림하지 않습니다.
안내 메시지 — 서명 요청 메일에 함께 보낼 말입니다.
첨부파일 — 참고 자료를 최대 10개, 25MB까지 함께 보낼 수 있습니다.
품목 정보 — 계약 금액을 품목으로 적습니다.

3. 서명받을 자리 지정하기

화면 왼쪽에서 도구를 고른 뒤 문서 위에서 드래그하면 그 자리에 입력란이 생깁니다. 놓은 필드를 클릭하면 이름 같은 속성을 고칠 수 있습니다.

문서 — 보내기 전에 우리가 채울 자리

서명 요청을 보내기 전에 작성자가 직접 채웁니다.

텍스트 · 여러 줄 텍스트계약 조건처럼 문서마다 달라지는 내용을 적습니다.
날짜계약일처럼 날짜를 넣습니다.
문서 변수계약 제목·금액처럼 청구스가 알고 있는 값을 자동으로 넣습니다.

서명자 — 상대가 채울 자리

서명자는 1 공급자(우리)와 2 고객 둘입니다. 목록에서 서명자를 고른 뒤 도구를 놓으면 그 사람 몫이 됩니다. 색깔 점으로 구분됩니다.

사인·도장서명이나 도장을 받을 자리입니다.
텍스트 · 날짜상호·대표자명·서명일처럼 상대가 적을 내용입니다.
체크박스동의 여부처럼 표시만 받을 때 씁니다.
첨부파일사업자등록증 같은 서류를 함께 받습니다.

기본 입력 / 자동 입력 탭이 있습니다. 자동 입력을 쓰면 청구스가 이미 아는 고객 정보를 미리 채워 둡니다.

4. 체결되면 청구를 자동으로 시작하기

계약이 체결된 다음에 무엇을 할지 미리 정해 둘 수 있습니다.

체결 후 청구

청구하지 않음계약만 체결하고 끝냅니다.
청구서 1회 생성체결되면 청구서를 한 장 만듭니다.
반복 청구 시작체결되면 반복 청구가 시작됩니다. 주기와 종료일을 함께 정합니다.

쉽게 말해

계약서에 도장을 받는 순간 청구가 알아서 걸립니다. 매달 받는 계약이라면 반복 청구 시작을 골라 두면, 체결 이후 청구서를 매번 따로 만들 필요가 없어요.

5. 저장과 서명 시작

저장 — 작성 중 상태로 보관합니다. 아직 아무에게도 가지 않습니다.
저장 후 서명 진행 — 저장하면서 서명 절차를 시작합니다. 계약이 공급자 서명 대기로 넘어갑니다.

서명은 공급자(우리) → 고객 순서입니다. 먼저 우리 쪽에서 서명하고, 그것이 끝나면 그때 고객에게 서명 요청 메일이 발송됩니다.

먼저 확인하세요

서명이 시작되면 계약서를 더 이상 고칠 수 없습니다. 내용은 그 전에 확인해 주세요. 고객에게 메일이 나가는 시점은 우리 쪽 서명을 마친 뒤이므로, 그 전이라면 취소하기로 되돌려도 고객은 아무것도 받지 않습니다.

6. 진행 상황 확인하기

계약서 상세에서 문서 번호·계약명·서명기한을 확인합니다.

아래 서명자 현황에서는 서명자별로 서명 상태와 서명 일시가 표시됩니다.

계약 상태는 아래 순서로 바뀝니다.

계약 상태

작성 중아직 보내지 않은 상태입니다. 이때만 내용을 수정할 수 있습니다.
공급자 서명 대기우리 쪽 서명을 기다립니다. 이 단계에서는 고객에게 아직 아무것도 가지 않습니다.
고객 서명 대기우리 서명이 끝나 고객에게 서명 요청 메일이 발송된 상태입니다. 재알림 주기를 정해 두었다면 이때부터 다시 알립니다.
계약 서명 완료양쪽 서명이 끝나 체결됐습니다. 설정해 둔 청구가 시작됩니다.
거절 · 만료 · 취소고객이 거절했거나, 서명기한이 지났거나, 우리가 취소한 경우입니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

보낸 계약서 내용을 고칠 수 있나요?

작성 중일 때만 고칠 수 있습니다. 서명이 시작된 뒤에는 수정이 막힙니다. 내용을 바꿔야 한다면 취소하기로 정리한 뒤 새 계약서를 만들어 주세요.

서명 진행을 누르면 고객에게 바로 메일이 가나요?

아니요. 공급자 서명 대기 상태로만 바뀝니다. 고객에게 서명 요청 메일이 가는 것은 우리 쪽 서명을 마친 뒤입니다. 그 전까지는 취소해도 고객이 알 수 없습니다.

고객이 서명을 안 하면 어떻게 되나요?

서명 재알림 주기를 정해 두셨다면 서명기한까지 그 주기마다 다시 알립니다. 기한이 지나면 만료 상태가 됩니다.

서명한 계약서를 나중에 확인할 수 있나요?

네. 체결된 계약서 PDF와 함께, 누가 언제 서명했는지 기록한 감사추적 문서를 받아볼 수 있습니다. 올린 원본의 지문(SHA-256)도 저장돼 있어 문서가 바뀌지 않았음을 확인할 수 있습니다.

같은 양식을 매번 다시 올려야 하나요?

자주 쓰는 계약서는 계약서 프리셋으로 저장해 두면 됩니다. 문서와 서명 필드 배치, 서명기한, 체결 후 청구 설정까지 그대로 불러올 수 있어요.

📌 같이 보면 좋은 가이드

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