전자계약서를 작성하고 서명받는 방법

계약서 파일을 올리고 입력란을 배치한 뒤, 우리 쪽(공급자)이 먼저 서명하고 고객에게 서명을 요청하는 순서입니다. 처음이라면 아래 순서대로 따라오세요.

같은 양식을 반복해서 쓴다면 계약서 프리셋을 먼저 만들어 두면 됩니다. 고객명·금액을 계약서에 자동으로 넣는 방법은 문서 변수와 자동 입력에서 자세히 설명합니다.

1. 계약서 파일 올리기

‘계약’에서 새 계약서를 선택하세요. 팀 선택 메뉴가 나오면 계약을 작성할 팀을 고릅니다.
PDF·HWP·HWPX 파일을 끌어다 놓거나 파일 찾기로 선택하세요. 계약서 본문은 파일 1개, 최대 50MB입니다.
올린 문서가 오른쪽에 정상적으로 보이는지 확인하세요. 빈 화면이나 깨진 이미지가 보이면 입력란을 배치하지 말고 파일부터 확인해 주세요.

청구스는 올린 문서 위에 입력란을 얹는 방식입니다. 원본에 이미 인쇄된 고객명·금액·조항을 찾아서 바꾸지는 않습니다. 고객마다 달라질 부분은 원본에서 빈칸으로 준비하세요.

2. 고객과 계약 정보 확인하기

‘공급자 정보’에서 공급자와 공급측 담당자를 확인하세요. 공급측 담당자가 1번 서명자가 됩니다.
‘고객 정보’에서 사업자 또는 개인을 고르고 고객명(고객측 담당자)을 선택하세요. 아직 등록하지 않은 고객은 추가로 그 자리에서 등록할 수 있습니다.
선택한 고객측 담당자가 2번 서명자가 됩니다. 서명 요청을 받을 이메일 또는 휴대폰번호가 있는지 확인하세요.

항목	입력·확인할 내용
계약 제목	파일을 올리면 파일명이 제목으로 들어갑니다. 고객에게 보이는 제목이므로 고쳐 쓰세요.
서명기한	고객에게 함께 표시되는 기한입니다. 새 계약은 작성일로부터 14일 뒤가 기본으로 들어갑니다.
서명 재알림 주기 (일)	서명 전까지 이 주기마다 재알림을 보냅니다. 기본값은 3일이며, 비우면 재알림하지 않습니다.
안내 메시지	서명 요청 이메일에 덧붙일 설명입니다. 선택 항목입니다.
첨부파일	우리가 함께 보내는 참고 자료입니다. 선택 항목이며, 최대 10개·파일당 최대 25MB입니다.

‘품목 구성’에서 일반 청구 · 반복 청구 · 분할 청구 중 청구 유형을 고르세요. 처음에는 ‘일반 청구’가 선택돼 있습니다. 유형별 차이는 4단계에서 설명합니다.
‘품목 정보’의 품목추가를 누르고 품목명을 고르거나 새로 입력하세요. 단가와 수량을 넣으면 공급가액·세액·금액이 자동으로 계산됩니다.
체결할 때 청구까지 만들려면 품목이 하나 이상 있어야 합니다. 분할 청구는 품목 정보 대신 ‘청구 나누기’ 아래 ‘품목과 금액 배분’에서 품목과 차수별 금액을 입력합니다. 문서 변수 ‘총액’도 이 금액 합계를 가져옵니다.

우리 쪽에서 보내는 ‘첨부파일’과 서명자에게 받는 ‘첨부파일 요청’은 다릅니다. 받을 서류는 다음 단계에서 해당 서명자의 첨부파일로 설정하세요.

3. 문서 입력란과 서명란 배치하기

‘문서’에서 텍스트·여러 줄 텍스트·날짜·문서 변수 중 필요한 도구를 고릅니다. 이 영역은 작성자가 서명 전에 채우는 내용입니다.
도구를 고른 뒤 문서의 원하는 위치를 클릭하면 그 자리에 입력란이 만들어집니다. 만들어진 상자를 드래그하면 이동하고, 오른쪽 아래 손잡이로 크기를 맞춥니다.
‘서명자’에서 공급자(1번) 또는 고객(2번)을 고르고 사인·도장·텍스트·날짜·체크박스·첨부파일 중 필요한 입력란을 배치합니다. 공급자 입력란은 파란색, 고객 입력란은 빨간색으로 표시됩니다.
입력란을 클릭하면 ‘필드 속성’이 열립니다. ‘이름’은 입력란을 구분하는 이름이고, 문서에 실제로 찍힐 글자는 ‘값’에 적습니다.

새 입력란은 기본적으로 ‘필수’입니다. 작성자가 채우는 필수 문서 입력란은 값을 채워야 저장할 수 있습니다. 고객이 채울 필수 입력란은 고객이 서명할 때 입력합니다. 필요 없는 항목만 ‘필수’를 해제하세요.

고객명·주소·품목 금액을 이미 입력했다면 문서 변수를 이용하세요. 서명자가 같은 내용을 여러 곳에 써야 한다면 ‘자동 입력’을 이용합니다.

4. 체결 후 청구 여부 정하기

전자계약만 진행한다면 ‘청구’ 카드의 체결 시 청구 자동 생성을 비워 두세요.
체크하면 양쪽 서명이 끝나는 순간 2단계에서 고른 청구 유형대로 청구가 만들어집니다.
- 일반 청구: 청구서를 한 장 만듭니다.
- 반복 청구: 정해진 주기마다 같은 품목·금액을 청구합니다.
- 분할 청구: 계약금·중도금·잔금처럼 차수마다 나눠 청구합니다. → 분할 청구

체크하면 ‘청구 방법 프리셋’을 골라야 합니다. 이 목록에는 계약을 작성하는 팀에 등록된, 같은 공급자의 청구서 프리셋만 나옵니다. 다른 팀에서 공유받은 프리셋은 나오지 않으므로, 목록이 비어 있다면 이 팀에 청구서 프리셋을 먼저 만드세요. 날짜·자동 처리 설정은 체결 후 청구를 확인하세요.

5. 저장하고 공급자 서명하기

저장은 계약을 ‘작성 중’ 상태로 저장합니다. 고객에게는 아무것도 보내지 않습니다.
저장 후 서명 진행은 확인창에서 승인하면 저장과 동시에 서명을 시작해 공급자 서명 화면으로 이동합니다.
저장으로 저장한 계약은 상세 화면의 진행하기로 서명을 시작할 수 있습니다. 상태가 ‘공급자 서명 대기’로 바뀌고 서명하기 버튼이 나타납니다.

서명하기를 누르면 서명 화면이 열립니다. 왼쪽에는 서명자와 ‘내 서명 필드’가, 오른쪽에는 문서가 보입니다.

문서 위의 서명하기 상자를 누르면 서명 창이 열립니다. 그리기로 직접 그리거나, 도장 업로드로 이미지를 올리거나, 회사 도장을 고를 수 있습니다.
확인을 누르면 서명이 문서에 들어갑니다. ‘내 서명 필드’가 모두 완료되면 화면 위의 서명 완료를 누르세요.
‘전자서명에 대한 동의’ 창에서 전자서명 이용약관에 동의하고 서명 완료를 누르면 공급자 서명이 끝납니다.

공급자 서명이 끝나는 즉시 계약은 ‘고객 서명 대기’가 되고, 고객측 담당자에게 이메일 또는 알림톡으로 서명 요청이 발송됩니다. 계약 상세의 ‘활동 기록’에서 열람·서명·발송 시각을 확인할 수 있습니다.

6. 고객이 서명하는 과정

고객은 ‘공급자명 계약서 서명을 요청드립니다’ 제목의 이메일에서 서명하기 버튼을 누릅니다. 계약 상세의 작업 메뉴에 있는 계약서 공유 링크 열기로 같은 주소를 직접 전달할 수도 있습니다.

고객은 서명 요청을 받은 이메일 또는 휴대폰번호를 입력해 본인 확인을 합니다.
고객 몫으로 배치한 텍스트·날짜·체크박스 입력란을 채우고, 서명하기 상자에서 서명합니다.
서명 완료를 누르고 전자서명 이용약관에 동의하면 서명이 끝납니다. 완료 화면에서 고객도 계약서 PDF 다운로드·감사 추적 PDF 다운로드를 받을 수 있습니다.

7. 체결 결과 확인하기

양쪽 서명이 끝나면 계약 상태가 ‘계약 서명 완료’로 바뀝니다.

상태	뜻
작성 중	저장한 초안입니다. 수정하기로 내용을 고칠 수 있고, 진행하기로 서명을 시작합니다.
공급자 서명 대기	우리 쪽 서명을 기다립니다. 서명하기로 서명하세요.
고객 서명 대기	고객에게 서명 요청이 발송된 상태입니다. 다시 보내기로 요청을 다시 보낼 수 있습니다.
계약 서명 완료	양쪽 서명이 끝났습니다. 체결 후 청구를 설정했다면 ‘연결 청구서’가 함께 표시됩니다.
취소	취소하기로 진행을 멈춘 상태입니다. 작성 중·공급자 서명 대기·고객 서명 대기 어느 단계에서든 취소할 수 있고, 취소한 계약은 되살릴 수 없으니 새로 작성하세요.
거절·만료	고객이 서명을 거절했거나 서명기한이 지난 상태입니다.

‘서명자 현황’에서 누가 언제 서명했는지, ‘고객 입력값’에서 고객이 적은 내용을 확인하세요.
작업 메뉴의 계약서 PDF는 서명이 들어간 최종 문서입니다. 감사 추적 PDF는 문서 ID, 원본 검증키(SHA-256), 서명자 정보, 열람·서명 시각과 접속 환경이 담긴 인증서입니다.
체결 후 청구를 설정했다면 ‘연결 청구서’ 번호를 눌러 청구서 상세로 이동하세요. 계약이 체결됐다고 청구서 발송이나 입금까지 끝난 것은 아닙니다.

계약 내용 수정은 ‘작성 중’ 상태에서만 가능합니다. 서명이 시작된 뒤 내용을 바꿔야 한다면 취소하기로 해당 건을 취소하고 새 계약을 작성하세요.

8. 계약일 정하기

‘전자계약 정보’ 카드에는 계약 제목 옆에 계약일 칸이 있습니다. 화면 안내 그대로 “계약이 성립한 것으로 정한 날짜”이고, 서명 완료일과 달라도 됩니다.

구분	계약일	서명 일시
누가 정하나요	작성자가 직접 입력	서명자가 서명할 때 자동 기록
기본값	새 계약을 만드는 날(오늘)	없음
바꿀 수 있나요	‘작성 중’ 상태에서 수정 가능, 비워 둘 수도 있음	바꿀 수 없음
어디서 보나요	계약서 목록, 계약 상세 ‘계약 정보’, 문서 변수	계약 상세 ‘서명자 현황’, 감사 추적 PDF

실제 계약은 9월 1일에 맺고 전자서명은 며칠 뒤에 받는 경우처럼, 계약서에 적을 날짜와 서명한 날이 다르면 계약일에 실제 계약 날짜를 넣으세요.
날짜를 지우려면 칸 오른쪽의 X를 누르세요. 계약일은 꼭 넣지 않아도 됩니다.

계약일은 이런 곳에 쓰입니다.

계약서 목록 : ‘계약일’ 열에 표시되고, 열 제목을 눌러 계약일 순으로 정렬할 수 있습니다.
계약 상세 : ‘계약 정보’ 카드에 계약일이 표시됩니다.
문서 변수 : 문서 변수 목록의 ‘계약’ 묶음에서 계약일을 고르면 문서에 2026-09-01 형식으로 들어갑니다. 계약일을 비워 두면 그 자리는 빈칸이 됩니다. 변수 사용법은 문서 변수와 자동 입력을 참고하세요.
복사하기로 만든 새 계약은 원본 계약일을 가져오지 않고 복사한 날(오늘)이 계약일로 들어갑니다.
스캔 계약 등록에도 계약일 칸이 있습니다. 올린 계약서에서 서명·날인란 근처의 날짜를 읽어 채워 주며, 맞는지 확인하고 고칠 수 있습니다.

청구 날짜와는 따로 움직입니다

계약일을 바꿔도 체결 후 청구의 청구일은 바뀌지 않습니다. 청구 날짜는 2단계의 반복 설정·청구 나누기와 4단계의 체결 후 청구 설정에서 따로 정하세요.

자주 묻는 질문 (FAQ)

저장하면 고객에게 바로 안내가 가나요?

아니요. 저장은 초안을 저장할 뿐입니다. 저장 후 서명 진행 또는 상세 화면의 진행하기로 시작한 뒤, 공급자가 서명을 마치는 순간 고객에게 서명 요청이 발송됩니다.

고객 이메일이 없으면 계약을 보낼 수 없나요?

아니요. 고객측 담당자에게 이메일 또는 휴대폰번호 중 하나만 있으면 됩니다. 고객은 서명 링크를 열 때 그 이메일이나 휴대폰번호로 본인 확인을 하므로, 실제로 쓰는 연락처인지 확인하세요.

서명은 어떤 방식으로 할 수 있나요?

서명 창에서 그리기로 직접 그리거나, 도장 업로드로 도장 이미지를 올리거나, 사업자 설정에 등록한 회사 도장을 고를 수 있습니다. 서명을 넣은 뒤에는 전자서명 이용약관에 동의해야 완료됩니다.

계약 금액은 문서에 숫자만 적으면 되나요?

아니요. 문서에 직접 적은 숫자가 품목 정보나 청구 금액으로 자동 반영되지는 않습니다. 품목 정보를 입력하고, 그 값을 문서에 넣으려면 문서 변수 총액을 사용하세요.

서명을 시작한 계약서를 수정할 수 있나요?

아니요. 계약 내용 수정은 작성 중 상태에서만 가능합니다. 서명 시작 후 내용을 바꿔야 한다면 취소하기 후 새 계약을 작성하세요.

체결된 계약서는 어디서 받나요?

계약 상세의 작업 메뉴에서 계약서 PDF와 감사 추적 PDF를 내려받을 수 있습니다. 고객도 서명 완료 화면에서 같은 두 파일을 받을 수 있습니다.

계약일을 서명일과 다르게 적을 수 있나요?

네. '전자계약 정보'의 계약일은 작성자가 정하는 날짜라 서명 완료일과 달라도 됩니다. 서명한 날짜와 시각은 '서명자 현황'과 감사 추적 PDF에 따로 남습니다.

계약서 본문에 계약일을 자동으로 넣을 수 있나요?

네. 문서 변수 목록의 '계약' 묶음에서 계약일을 골라 원하는 자리에 놓으면 입력한 계약일이 들어갑니다. 계약일을 나중에 고치면 문서의 값도 함께 바뀝니다.

청구스에서 계약 내용을 확인하고, 서명과 청구를 차례로 진행해 보세요.

📌 같이 보면 좋은 가이드

찾으시는 내용이 없나요?

청구스 담당자가 화면을 함께 보며 바로 도와드립니다.

1대1 상담하기 070-4138-3292