엑셀로 반복 청구를 한 번에 등록하는 방법

매달 반복되는 청구, 이제 한 건씩 등록하지 않아도 돼요.

구독료·관리비·유지보수비처럼 여러 고객에게 정기적으로 나가는 청구를 엑셀 파일 하나로 한 번에 등록할 수 있어요. 고객이 50곳이든 500곳이든, 파일 한 장이면 끝납니다.

반복 청구가 처음이신가요? 먼저 반복 청구 가이드로 개념을 확인하신 뒤 이 가이드를 보시면 훨씬 쉬워요.

1. 대량 등록 화면으로 들어가기

왼쪽 메뉴에서 ‘대량 등록’을 클릭한 뒤, [반복청구 대량 등록] 버튼을 눌러주세요.

2. 엑셀 양식 다운로드 (개인용 / 사업자용)

화면 오른쪽 위의 [대량 등록 양식 다운로드] 버튼을 누르면 두 가지 양식 중 선택할 수 있어요.

양식	이럴 때 사용해요
사업자 고객용	사업자등록번호가 있는 법인·개인사업자 고객 (세금계산서 발행 대상)
개인 고객용	사업자등록번호가 없는 개인 고객 (현금영수증·단순청구 대상)

두 양식은 항목 구성이 다릅니다. 고객 유형에 맞는 양식을 받아주세요. 개인 고객과 사업자 고객을 한 파일에 섞을 수 없습니다. 두 유형이 모두 있다면 파일을 나눠서 두 번 업로드해 주세요.

3. 엑셀 양식 작성하기

다운로드한 파일에는 시트가 2개 있어요.

대량 등록 시트 — 실제로 데이터를 입력하는 곳
필독 사항 시트 — 청구 프로세스에 입력할 수 있는 값 목록

📌 작성 전 꼭 기억할 3가지

데이터는 4행부터 입력합니다. (1~3행은 안내·머리글이라 지우면 안 돼요)
항목명에 ＊표시가 있으면 필수 입력 항목입니다.
4행에는 예시 데이터가 들어 있어요. 실제 데이터를 넣기 전에 예시 행을 지우거나 덮어써 주세요.

세금계산서 비고 열 (양식 v8부터)

최신 양식(파일 이름 끝이 v8)에는 맨 오른쪽에 세금계산서 비고 열이 있어요.

양식	열 위치	입력 내용
사업자 고객용	AF열 (마지막 열)	매 회차 세금계산서의 비고란에 들어갈 내용
개인 고객용	AA열 (마지막 열)	사업자 고객용과 같습니다

비워 두면 팀 기본 세금계산서 비고가 들어가요. 입력하지 않아도 등록에는 문제가 없습니다.
개인 고객용 양식에도 같은 열이 있어요. 세금계산서를 발행하지 않는 청구 프로세스(현금영수증·단순청구 등)라면 넣어도 쓰이지 않으니 비워 두세요.
{이번달} {지난달} {다음달} {올해} {작년} {내년} 키워드를 쓸 수 있어요. 각 회차 청구일 기준으로 바뀝니다. (예: {올해}년 {이번달}월 이용료) {올해}와 {지난달}을 함께 쓰면 1월 청구분의 연도가 맞지 않으니 주의하세요.
예전에 받은 양식(v5부터 v7까지)도 그대로 올릴 수 있어요. 세금계산서 비고를 넣으려면 양식을 새로 받아 주세요.

4. 파일 업로드하고 결과 확인하기

작성한 엑셀 파일을 저장한 뒤, 화면 가운데 파일 찾기를 누르거나 파일을 드래그해서 올려주세요.

파일은 한 번에 1개 올릴 수 있어요. 업로드하면 아래 반복청구 데이터 영역에서 입력 내용을 검증합니다.

검증 결과 보는 법

표시	의미
총	파일에서 읽어들인 반복청구 건수
가능	지금 바로 등록할 수 있는 건수
불가	오류가 있어 등록할 수 없는 건수

그 아래 표에서 순번 · 청구 프로세스 · 고객 · 고객측/공급측 담당자 · 다음 청구일 · 다음 결제기한 · 반복주기 · 반복종료일 · 품목수 · 공급가액 · 세액 · 청구액을 한눈에 확인할 수 있어요.

오류가 있는 건은 해당 행 아래에 결과로 이유가 바로 표시돼요.

쉽게 말해

등록 전에 미리 확인할 수 있으니, 오류 메시지를 보고 엑셀을 수정하여 다시 올려주세요. 잘못된 반복청구가 만들어질 걱정 없이 안전하게 등록할 수 있어요.

5. 저장하기 — 저장 vs 등록 및 자동화

검증을 통과하면 두 버튼이 활성화돼요.

버튼	어떻게 되나요?
저장	반복청구가 등록만 됩니다. 주기마다 청구서는 만들어지지만, 발송은 [자동화 시작]을 눌러야 진행돼요. 먼저 내용을 확인하고 보내고 싶을 때 추천!
등록 및 자동화	반복청구 등록과 동시에 자동화가 시작됩니다. 주기마다 청구서가 생성되고 고객에게 자동으로 발송돼요.

등록이 끝나면 ‘청구’ > ‘반복 청구’ 목록에서 방금 올린 건들을 확인할 수 있고, 목록의 저장 유형 컬럼에서 어떤 방식으로 등록했는지 바로 구분할 수 있어요.

6. 대량 등록 이력 확인하기

대량 등록으로 올린 내역은 대량 등록 메뉴의 대량 등록 이력에 그대로 남습니다. 언제 무엇을 올렸고 몇 건이 성공했는지 나중에도 확인할 수 있어요.

컬럼	내용
요청 일시	파일을 올린 시각
종류	고객 / 청구서 / 반복청구 중 무엇을 올렸는지
파일명	올린 엑셀 파일 이름
상태	처리 진행 상태
성공	정상 등록된 건수
실패	오류로 등록되지 않은 건수
요청자	올린 사람

화면 위쪽의 팀 · 종류 · 상태 필터로 원하는 이력만 골라 볼 수 있습니다.
같은 화면 오른쪽 위 고객 대량 등록 · 청구서 대량 등록 · 반복청구 대량 등록 버튼으로 곧바로 다음 등록을 시작할 수 있어요.

TIP

여러 품목이 들어가는 청구서는 순번을 똑같이 맞춰주세요. 한 장의 청구서로 묶입니다.
기존 고객은 사업자등록번호(개인은 주민등록번호·휴대폰번호)만 맞으면 자동 매칭돼요. 고객명·대표자명은 신규 등록할 때만 필요합니다.
입금계좌는 청구스에 이미 등록된 계좌번호와 정확히 일치해야 해요. 조직 홈의 사업자 → 금융 연동에서 등록된 계좌를 먼저 확인해 주세요.
반복주기 + 주기단위는 한 쌍입니다. 3 + 월간 = 3개월마다, 1 + 연간 = 매년.
반복종료일을 비워두면 무기한 반복돼요. 계약 기간이 정해져 있다면 꼭 넣어주세요.
대량 등록으로 만든 반복청구도 등록 후에는 한 건씩 수정·일시 정지가 가능해요.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 개인 고객과 사업자 고객을 한 파일에 넣어도 되나요?

아니요. 양식이 서로 다르기 때문에 파일을 나눠서 두 번 업로드해 주세요.

Q2. 파일을 올렸는데 ‘불가’가 떴어요.

각 행 아래 결과에 이유가 표시돼요. 가장 흔한 원인은 ① 입금계좌가 청구스에 등록된 계좌와 다름 ② 필수 항목(＊) 누락 ③ 청구 프로세스 값 오타 입니다. 엑셀을 수정한 뒤 다시 업로드하면 돼요.

Q3. 일부만 ‘가능’이고 일부는 ‘불가’인데, 가능한 것만 등록되나요?

오류 행은 먼저 수정하고 업로드하시는 것을 권장드려요. 누락 없이 전체가 정상 등록되는지 확인한 뒤 저장하는 게 가장 안전합니다.

Q4. 매달 비고 문구를 바꿔야 하는데요?

엑셀의 ‘전체 비고’ 열에 키워드를 넣어보세요. 회차마다 자동으로 바뀝니다. {이번달} {지난달} {다음달} {올해} {작년} {내년} 예) {지난달}월 사용료입니다. → 5월 청구분: “4월 사용료입니다.” / 6월 청구분: “5월 사용료입니다.”

세금계산서 비고란도 같은 키워드로 바꿀 수 있어요. 최신 양식의 세금계산서 비고 열에 {올해}년 {이번달}월 이용료처럼 넣으면 회차마다 세금계산서 비고가 자동으로 바뀝니다.

Q5. 등록한 반복청구를 나중에 수정할 수 있나요?

네. ‘청구’ > ‘반복 청구’ 목록에서 해당 건을 클릭해 언제든 수정·일시 정지할 수 있어요. 수정 내용은 다음 회차부터 반영되고, 이미 생성된 청구서는 영향받지 않습니다.

쉽게 말해

매달 반복되던 청구 등록 업무, 이제 엑셀 한 장으로 끝내보세요!

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