견적서·청구서 기본값을 설정하는 방법

견적서 · 청구서 생성 시 기본값으로 적용돼요

청구스에서 견적서와 청구서를 만들 때마다 반복해서 입력하시던 항목들, 한 번만 미리 설정해두시면 자동으로 채워집니다. 우리 회사 방식에 맞춰 기본값을 세팅하시면 견적·청구 작성 시간이 훨씬 빨라져요.

이 화면은 팀 단위 설정입니다. 사이드바 설정 → 견적 · 청구 설정에서 열 수 있고, 팀마다 다르게 정할 수 있어요.

알아두세요

외화 설정은 이 화면에서 빠졌습니다. 사업자마다 정하는 값이라 조직 홈 → 사업자 → [일반 설정]으로 옮겨졌어요. → 외화 설정 (사업자별) 가이드

1. 견적서 기본 설정

견적서를 새로 만들 때 자동으로 적용되는 기본값이에요.

항목	설명
견적서 유효기간 기본값 (일)	견적일부터 유효기간 사이 기간 (기본 30일). 예: 15로 두면 견적일 10월 1일 → 유효기간 10월 16일로 채워집니다
부가세 옵션 기본값	부가세 별도 / 포함 /없음 중 기본값 선택
공급측 담당자 표시	견적서에 공급측 담당자를 표시할지 여부 ✅ 체크 시 새로 작성·수정하는 견적서부터 적용
비고	견적서마다 반복 입력하는 추가 설명·조건사항을 미리 저장. 예: 결제 조건, 작업 범위
안내 메시지	이메일·알림톡 링크에 함께 포함될 안내 문구. 예: 인사말, 견적 문의처
견적서 자동첨부	여기에 올린 파일(회사 소개서·약관 등)이 모든 견적서 메일에 자동 첨부됩니다 → 자동첨부 가이드

이렇게 활용하세요

회사 소개서·약관·포트폴리오를 자동첨부에 등록해두면, 견적서마다 따로 첨부하지 않아도 자동으로 함께 보내져요
비고에 자주 쓰는 결제 조건이나 작업 범위 설명을 넣어두면 매번 타이핑할 필요가 없어요

공급측 담당자 표시를 체크하면 위와 같이 회사 정보 아래 담당자 정보가 같이 표시돼요(견적서 화면 예시)

2. 청구서 기본 설정

청구서 작성 시 자동으로 적용되는 기본값이에요.

항목	설명
청구서 결제기한 기본값 (일)	청구일부터 결제기한 사이 기간. 비워두면 결제기한을 자동으로 설정하지 않습니다. 예: 30으로 두면 청구일 10월 1일 → 결제기한 10월 31일로 채워지고, 작성 중 청구일을 바꾸면 결제기한도 같은 날수만큼 따라 옮겨집니다(결제기한을 직접 고친 뒤에는 그대로)
공급측 담당자 표시	청구서에 공급측 담당자를 표시할지 여부. 기존 청구서에는 적용되지 않고 새로 작성하거나 수정할 때부터 적용됩니다
세금계산서 페이지 사업자등록번호(생년월일) 여부	고객이 사업자등록번호(생년월일)를 입력해야 세금계산서를 볼 수 있도록 설정
세금계산서 품목 비고 자동 반영	청구서 품목 설명에 입력한 값이 세금계산서 품목 비고에 자동 반영. 예: 품목 설명에 ‘9월 유지보수’라고 쓰면 세금계산서의 그 품목 비고에도 ‘9월 유지보수’가 들어갑니다
품목 매출 포함 여부 표시	청구서·품목에 매출 포함 여부를 표시하고 설정할 수 있도록 활성화. 예: 보증금·대납금처럼 매출이 아닌 품목을 구분할 때
청구서 비고 / 세금계산서 비고	각각 기본 비고를 미리 저장. 예: 세금계산서 비고에 계약번호
안내 메시지	이메일·알림톡에 추가될 안내 문구. 예: 입금자명 안내, 문의처
청구서 자동첨부	여기에 올린 파일(사업자등록증·결제 안내문 등)이 모든 청구서 메일에 자동 첨부됩니다. 최대 10개 → 자동첨부 가이드

여기서 찾지 마세요

세금계산서 표시 이메일, 세액 0원 기본 증빙 유형, 가산세가 예상될 때 발행 방식은 팀 설정이 아니라 사업자별 설정입니다. 조직 홈 → [사업자] → [일반 설정] 화면의 ‘세금계산서’ 카드에서 정하실 수 있어요. → 사업자 정보·세금계산서 설정 가이드

이렇게 활용하세요

청구서 자동첨부: 거래처가 매번 달라고 하는 사업자등록증을 올려두면 청구서마다 따로 첨부하지 않아도 돼요. 자세한 방법은 청구서·견적서 자동첨부 가이드를 보세요
세금계산서 사업자등록번호 확인: 보안이 중요한 고객사라면 체크해두세요. 사업자번호를 알아야만 세금계산서가 열리므로 정보 보호가 강화됩니다
안내 메시지는 이메일과 알림톡 링크에 함께 실립니다. 계좌 안내나 문의처처럼 매번 같은 문구를 여기에 넣어두세요

3. 청구서 자동 수납 설정

입금이 들어왔을 때 청구서에 자동으로 수납할지 정하는 곳이에요.

항목	설명
입금 자동 수납 여부	입금과 매칭되는 청구 건이 있으면 자동으로 수납합니다. 가상계좌 입금은 이 설정과 관계없이 자동으로 수납합니다.
입금 자동 매칭 우선순위	같은 고객에게 같은 금액의 청구서가 여러 건일 때 어느 것을 고를지 정합니다. 가상계좌는 항상 오래된 청구서부터 수납합니다.

입금 자동 매칭 우선순위는 세 가지 중에서 고릅니다.

가장 오래된 청구서 우선 (권장) — 발행일이 가장 빠른 청구서를 선택합니다. 미수 회수 흐름을 자연스럽게 유지하고 싶을 때
가장 최신 청구서 우선 — 발행일이 가장 최근인 청구서를 선택합니다
중복 시 자동 수납 안 함 — 후보가 여러 건이면 자동 수납하지 않고 남겨 둡니다. 어느 건인지 직접 확인하고 처리하고 싶을 때
가상계좌 입금은 오래된 청구서부터 수납하고, 남는 금액은 마지막 청구서에 과수납으로 처리합니다.
일반 계좌 자동 수납은 금액과 입금 적요가 정확히 일치할 때만 됩니다. 조건은 입금 자동 수납과 AI 추천 수납에서 확인하세요.
사업자마다 자동 수납을 끄는 설정은 ‘사업자’ > [일반 설정]의 입금 자동 매칭 카드에 따로 있어요.

자동결제 수단 재등록 안내

‘청구서 자동 수납 설정’ 카드의 ‘자동결제 수단 재등록 안내’를 켜면, 외부 해지 또는 등록 실패가 확인된 고객에게 재등록을 요청합니다.
고객에게 등록 요청 이메일과 알림톡이 발송됩니다. 공급측에서 직접 해지한 경우는 제외합니다.
변경했다면 이 카드의 [저장]을 눌러주세요.

일부 수납 고객 알림

별도 ‘일부 수납 고객 알림’ 카드에서 설정합니다. ‘일부 수납 때 고객에게 이메일과 알림톡을 발송합니다.’를 체크하면, 일부 금액만 수납됐을 때 고객에게 이메일·알림톡으로 알려줍니다.
위 캡처의 ‘일부 결제’는 지금 화면에서 ‘일부 수납’으로 이름이 바뀌었습니다. 위치와 동작은 같아요.
공급측 참조자 알림은 설정 → 담당자 알림 설정의 ‘일부 수납’ 항목을 따릅니다.
알림톡은 승인된 템플릿이 활성화된 경우에만 발송됩니다. 이메일과 알림톡이 항상 함께 나간다고 가정하지 마세요.
해당 카드의 [저장]을 눌러주세요.

4. 청구서 알림 발송 시간 설정

청구서 관련 알림이 발송되는 시간을 회사 운영 시간에 맞게 설정할 수 있어요.

항목	기본값	설명
예약 청구서 알림 발송 시간	오전 09:00	예약 발송으로 설정한 청구서가 나가는 시간
반복 청구 발송 시간	오전 11:00	반복 청구(구독·정기 청구) 발송 시간
청구서 연체 알림 발송 주기 (일)	7일	미납 청구서에 대해 며칠마다 연체 알림을 보낼지. 거래처마다 다르게 하려면 고객 정보의 ‘연체 알림 발송 주기 (일)’에 넣으세요(비우면 이 값 적용)
청구서 연체 알림 발송 시간	오전 10:00	연체 알림이 발송되는 시간

이렇게 활용하세요

고객에게 안내하기 적절한 시간으로 설정하세요. 예약 청구와 반복 청구의 발송 시간은 서로 다른 항목입니다
연체 알림 주기를 너무 짧게(예: 매일)하면 고객 피로도가 쌓일 수 있어요. 7일 주기를 권장합니다

5. 청구서 계좌 사본 설정

첨부하고 싶은 계좌를 고르신 다음 수정 버튼을 눌러주세요.

통장 사본 이미지를 jpg/png 또는 PDF 파일로 올려주세요.

이렇게 활용하세요

신규 고객이 입금 전 통장사본을 요청하는 경우가 많은데, 자동첨부를 설정해두면 따로 보내드릴 필요가 없어요

6. 청구 프로세스 기본 설정

주 고객 유형에 따라 청구 프로세스와 증빙 발행 방식을 미리 정해두면, 청구서 작성 시간이 크게 줄어들어요.

주 고객 유형: 주로 거래하는 고객 유형(사업자 / 개인)을 고릅니다.
사업자 고객과 개인 고객마다 청구 프로세스와 그 프로세스의 옵션(예: ‘세금계산서 옵션’)을 각각 정합니다.

청구 프로세스	고를 수 있는 옵션
세금계산서	청구 세금계산서 · 영수 세금계산서 · 청구서 미발송 & 영수 세금계산서 발행 · 세금계산서 발행 (청구서 없음)
현금영수증	현금영수증 · 청구서 미발송 & 현금영수증 발행
카드	카드 수납
CMS 자동이체	CMS 청구 세금계산서 · CMS 영수 세금계산서 · CMS 현금영수증 · CMS 증빙 없음 등
단순청구	청구서 발송 & 세금계산서/현금영수증 없음 · 청구서 미발송 & 세금계산서/현금영수증 없음

옵션을 펼치면 옵션마다 진행 순서가 함께 표시됩니다. 예를 들어 ‘청구 세금계산서’는 세금계산서 발행 → 청구 → 입금 확인 → 결제 완료 알림, ‘영수 세금계산서’는 청구 → 입금 확인 → 세금계산서 발행 → 결제 완료 알림 순서입니다.
변경했다면 이 카드의 [저장]을 눌러주세요.

이렇게 활용하세요

주 고객이 B2B 사업자라면 → 사업자 고객을 “세금계산서 + 청구 세금계산서”로
학원·강사·온라인 클래스 같은 B2C라면 → 개인 고객을 “현금영수증 + 현금영수증”으로
이렇게 세팅하면 청구서 만들 때마다 일일이 선택할 필요가 없어요

7. 자동 저장 설정

청구서를 만들 때 입력한 정보가 자동으로 저장될지 선택할 수 있어요.

✅ 개인 고객 자동 저장 여부: 청구서 작성 시 입력한 개인 고객 정보를 고객 목록에 자동 저장
✅ 품목 자동 저장 여부: 청구서 작성 시 입력한 품목을 품목 목록에 자동 저장

이렇게 활용하세요

자주 거래하는 고객·품목을 매번 다시 입력하지 않게 되므로 활성화를 권장합니다
일회성 거래가 많은 경우엔 자동 저장을 꺼두시면 고객·품목 목록이 깔끔하게 유지돼요

8. 계약 설정

전자계약 서명 재알림의 기본값을 정하는 곳이에요.

항목	설명
재알림 주기 기본값 (일)	며칠마다 다시 알릴지. 비워두면 재알림하지 않습니다
재알림 발송 시간	재알림이 나가는 시각

서명 요청을 보낸 뒤 서명이 끝나지 않으면, 이 주기마다 서명기한까지 재알림이 발송됩니다.
여기서 정한 주기는 계약서를 만들 때 기본값으로 채워지고, 계약서마다 따로 바꿀 수 있어요.

9. 신용조사(추심) 설정

장기 연체 고객에 대해 신용조사(추심)를 진행할 수 있는 기준을 설정할 수 있어요.

신용조사(추심) 활성화 연체 일수: 기본값 60일
설정한 일수가 경과하면:

신용조사(추심) 가능 안내 알림이 자동 발송돼요
청구서 상세 화면에서 신용조사(추심)하기 실행 버튼이 활성화돼요

해당 설정은 자동 실행이 아닌 ‘안내 및 실행 가능 상태’를 만들어주는 기능으로, 실제 신용조사(추심) 진행 여부는 사용자가 직접 선택합니다.

청구스 견적·청구 설정을 활용하면 자주 쓰는 안내문, 조건사항을 미리 등록해 문서 작성 시간을 단축할 수 있어요!

📌 같이 보면 좋은 가이드

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