종이로 맺은 계약서를 스캔해서 청구스에 등록하는 방법 (스캔 계약서 등록)

전자서명 없이 종이로 이미 맺은 계약서도 청구스에서 관리해 보세요! 스캔한 PDF나 사진을 올리면 AI가 계약 내용을 읽어 채워 주고, 확인만 하면 체결된 계약으로 등록됩니다.

한 줄 요약

‘계약서’ 목록 오른쪽 위 [스캔 계약 등록] → 스캔본 올리기 → 공급자 · 고객 · 품목 구성 · 청구 · 계약 정보 5단계를 확인 → [계약으로 등록]. 서명 절차는 진행하지 않습니다.

1. 스캔 계약 등록 열기

왼쪽 메뉴 ‘계약’ > ‘계약서’로 이동한 뒤, 오른쪽 위 [스캔 계약 등록]을 클릭하세요.
여러 팀의 계약을 만들 수 있다면 버튼을 눌렀을 때 팀 목록이 나와요. 계약을 등록할 팀을 고르세요.
한 번에 계약서 1건씩 등록해요. 계약서가 여러 건이면 이 과정을 계약서마다 반복해 주세요.

2. 스캔본 올리기

AI로 계약 정보 자동 추출은 기본으로 켜져 있어요. 켠 채로 올리면 AI가 계약서를 읽어 다음 화면을 채워 줍니다.
직접 입력하고 싶다면 체크를 해제하세요. 다음 화면이 AI가 채운 값 없이 열려요. (계약 제목에는 파일 이름이, 공급자에는 팀 기본값이 들어가 있어요.)
스캔한 파일을 끌어다 놓거나 [파일 찾기]로 고르세요. PDF · JPG · PNG 파일 1개, 50MB까지 올릴 수 있어요. 여러 장짜리 계약서는 한 PDF 파일로 올리면 됩니다.

유의사항

파일을 올리기 시작하면 AI 자동 추출 체크를 바꿀 수 없어요. 올리기 전에 켤지 끌지 정해 주세요.

다 올라가면 스캔 계약서 등록 화면으로 넘어가요. AI 자동 추출을 켰다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽고 있습니다. 끝나면 입력란이 나타납니다.’가 보여요. 잠시 기다리면 입력란이 나타나요. 그 화면에서 기다렸다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽었습니다. 내용을 확인해 주세요.’ 알림도 함께 떠요.

위쪽에 올린 스캔본이 보여요. 스캔본을 보면서 아래 단계를 하나씩 확인하면 됩니다.
AI가 다 읽으면 “스캔본에서 읽은 제목, 계약일, 계약금액, 품목을 채웠습니다. 잘못 읽은 값이 없는지 확인해 주세요.”가 나와요.
읽지 못했다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽지 못했습니다. 스캔본을 보면서 직접 입력해 주세요.’가 나오고, 빈칸에 직접 입력하면 됩니다.
단계 탭(1. 공급자 · 2. 고객 · 3. 품목 구성 · 4. 청구 · 5. 계약 정보)을 눌러 오가거나, 아래 [이전] · [다음]으로 이동하세요.

3. 공급자 확인하기 — 1단계

파란 안내에 계약서에서 읽은 스캔본 공급자와 그 공급자를 고른 이유가 나와요. (예: ‘계약 내용상 재화·용역을 공급하는 당사자를 우리 공급자로 봤습니다.’)
팀의 공급자 중 가장 비슷한 곳이 골라지기 때문에, 파란 안내의 회사와 아래 공급자 칸이 다를 수 있어요. 공급자 칸에는 우리 회사, 2단계 고객에는 상대 회사가 들어가야 합니다.
계약서의 두 당사자가 바뀌어 읽혔다면 공급자는 우리 회사로 두고, 2단계에서 고객을 상대 회사로 골라 주세요.
공급측 담당자는 계약서의 담당자(없으면 대표자)와 이름이 같은 사람이 골라져요. 같은 이름이 없으면 로그인한 사람(담당자로 등록되어 있지 않으면 첫 담당자)이 들어가 있어요. 옆의 [수정] · [추가]로 담당자 정보를 고치거나 새로 만들 수 있습니다.

4. 고객 고르기 — 2단계

계약서에서 읽은 스캔본 고객에 따라 화면이 달라져요.

경우	화면	할 일
사업자번호(없으면 상호)가 같은 고객이 한 곳	그 고객이 자동으로 골라져요	고객과 고객측 담당자가 맞는지 확인
같은 고객이 여러 곳	‘사업자번호가 같은 고객이 여럿입니다. 지점을 골라 주세요.’ 등과 함께 버튼	맞는 고객 버튼 클릭
같은 고객이 없음 (사업자)	‘이름이 비슷한 고객’ 버튼과 [스캔본 정보로 새 고객 추가]	같은 회사가 확실할 때만 고르고, 아니면 새 고객 추가
개인 고객	휴대폰번호나 이메일이 같은 고객을 골라요. 여럿이면 ‘휴대폰번호나 이메일이 같은 개인 고객이 여럿입니다. 골라 주세요.’, 없으면 ‘같은 개인 고객이 없어 스캔본의 이름과 연락처를 새 고객으로 채웠습니다.’	고르거나 채워진 이름·연락처 확인

⚠️ ‘이름이 비슷한 고객’은 이름이 조금이라도 가까운 고객을 3곳까지 보여 줄 뿐이에요. 처음 거래하는 곳이면 고르지 말고 [스캔본 정보로 새 고객 추가]를 눌러 주세요. 등록한 뒤에는 고객을 바꿀 수 없습니다.
‘스캔본 고객’에 우리 회사가 나왔다면 당사자가 바뀌어 읽힌 거예요. 새 고객으로 추가하지 말고 상대 회사를 골라 주세요.
계약서의 담당자가 그 고객에 등록되어 있지 않으면 ‘스캔본의 담당자 ○○님은 등록되어 있지 않아 첫 담당자를 골랐습니다.’가 나와요. 고객측 담당자를 확인해 주세요.
[스캔본 정보로 새 고객 추가]를 누르면 계약서에서 읽은 사업자 정보가 미리 채워진 고객 추가 창이 열려요.
고른 고객에 담당자가 없으면 ‘담당자가 없는 고객입니다. 고객에 담당자를 먼저 추가해 주세요.’가 나와요. 고객에 담당자를 추가한 뒤 다시 골라 주세요.
AI 자동 추출을 껐거나 읽지 못했다면 파란 안내 없이 아래 고객 정보 카드에서 직접 고르거나 [추가]하면 됩니다.

5. 품목 구성 확인하기 — 3단계

AI가 계약서의 지급조건을 읽어 일반 청구 · 반복 청구 · 분할 청구 중 하나를 골라 줘요. (예: ‘매월 25일까지 지급’ → 반복 청구)
계약기간이 이미 끝난 정기 계약은 반복 청구 대신 일반 청구로 열려요.
회차 금액이나 부가세 표기가 분명하지 않거나, 분할 차수 금액 합계가 계약금액과 맞지 않으면 일반 청구로 열립니다. 이때는 직접 바꿔 주세요.
고른 방식에 맞게 품목과 금액을 확인하세요. 계약서에 품목 표가 없으면 계약서 제목을 이름으로 한 품목 1개가 들어갑니다. 제목이 띄어 쓴 그대로(예: ‘용 역 계 약 서’) 들어갈 수 있고 청구서에 그대로 나가니, 실제 용역·상품 이름으로 바꿔 주세요.

단, 계약서에 부가세 표기(별도·포함·면세)가 없으면 품목 없이 5단계 계약금액에만 금액이 채워집니다. 청구스로 청구하려면 품목을 직접 추가해 주세요.
계약서의 품목과 이름이 같은 상품이 없으면 ‘스캔본 품목과 이름이 같은 상품이 없습니다. 비슷한 상품으로 연결할 수 있습니다.’가 나와요. 비슷한 상품으로 연결하거나 그대로 두면 됩니다.

반복 청구라면 반복 설정에 계약기간과 지급일을 읽어 첫 청구일 · 첫 결제기한 · 반복 종료일을 채워 줘요. 각 칸의 뜻은 계약 체결 후 청구 설정과 같아요.
계약서로 날짜를 정하지 못했다면 ‘스캔본으로 첫 청구일을 정하지 못했습니다. 반복 설정에서 입력해 주세요.’가 나와요. 비어 있는 첫 청구일을 꼭 입력해 주세요. 일반 청구로 열린 계약을 반복 청구로 직접 바꾼 경우에도 첫 청구일이 비어 있으니 입력해 주세요.

6. 등록할 때 청구서를 만들지 정하기 — 4단계 (선택)

등록 시 청구 자동 생성은 꺼진 채로 열려요. 이미 다른 곳에서 청구하고 있는 계약이라면 그대로 두세요. 끈 채로 등록해도 나중에 계약 상세에서 청구를 시작할 수 있어요. (FAQ 참고)
등록과 함께 청구스로 청구를 시작하려면 체크하세요.

항목	설명
청구 방법 프리셋 (필수)	청구서를 만들 때 쓸 청구서 프리셋입니다. 체결 후 청구하려면 꼭 골라야 해요.
생성된 청구서 자동 처리	켜면 만든 청구서의 발송·수납이 자동으로 진행돼요. 끄면 청구서는 만들어지지만 발송·수납은 직접 시작해야 합니다.

청구를 자동으로 만들려면 3단계에 품목이 1개 이상 있어야 해요. 없으면 ‘체결 후 청구하려면 계약 품목을 하나 이상 입력해야 합니다.’가 나와요. (분할 청구는 차수가 품목을 대신해요.)
반복 청구의 첫 생성일이 이미 지났다면 ‘첫 생성일이 지났습니다’ 안내가 나와요. 등록하면 오늘을 넘지 않는 가장 가까운 회차 청구서를 바로 만들어요. 이미 청구한 회차라면 3단계 반복 설정의 날짜를 다음 회차로 바꿔 주세요.

7. 계약 정보 확인하고 등록하기 — 5단계

계약 제목과 계약일을 확인하세요. AI는 서명·날인란 근처의 날짜를 계약일로 읽어요. 계약기간 시작일과는 달라요. 계약일은 비워 둬도 등록할 수 있습니다.
품목이 있으면 계약금액은 품목 합계로 자동 계산되고, 품목이 없으면 직접 입력합니다.
- 반복 청구는 한 회차 금액이 계약금액이 됩니다. 예를 들어 매월 110만 원(부가세 포함)인 1년 계약이면 계약금액이 1,100,000원으로 보입니다.
- 분할 청구는 차수 합계로 계산됩니다.
- 계약금액이 틀렸다면 3단계로 돌아가 품목 금액을 고쳐 주세요.
팀에서 만든 추가 정보 항목이 있으면 입력하세요. 필수 항목은 비우면 등록되지 않아요. 필수가 아닌 항목은 비워도 등록에는 문제가 없습니다.
다 확인했다면 [계약으로 등록]을 클릭하세요. ‘스캔 계약서를 등록했습니다.’ 알림과 함께 계약 상세 화면으로 이동합니다.

등록하면 이렇게 보여요

서명 절차 없이 바로 체결된 계약으로 등록돼요. 계약서 목록과 상세의 상태는 전자계약과 같은 ‘계약 서명 완료’로, 상세의 등록 방식은 ‘스캔 등록’으로 보입니다. 올린 파일은 계약 상세 오른쪽 위 [작업] 메뉴의 ‘스캔 원본’에서 내려받을 수 있어요.

자주 묻는 질문 (FAQ)

AI가 잘못 읽은 값은 고칠 수 있나요?

네! [계약으로 등록]을 누르기 전까지는 모든 칸을 직접 고칠 수 있어요. (품목이 있으면 계약금액은 3단계 품목 금액으로 고쳐요.) AI는 채워 줄 뿐이니 스캔본을 보면서 단계마다 확인해 주세요.

등록한 뒤에 계약 내용을 고칠 수 있나요?

아니요! 등록한 계약의 내용은 고칠 수 없어요. 잘못 등록했다면 계약 상세 오른쪽 위 [작업] > [보관하기(복원가능)]로 보관한 뒤, [스캔 계약 등록]에서 다시 올려 등록해 주세요. 단, 청구 자동 생성을 켜고 등록했거나 청구서·반복 청구·분할 청구와 연결된 계약은 보관할 수 없으니 [계약으로 등록] 전에 꼭 확인해 주세요.

청구 자동 생성을 끄고 등록했는데, 나중에 청구스로 청구할 수 있나요?

네! 계약 상세 오른쪽 위 [청구서로 전환] · [반복 청구로 전환] · [분할 청구로 전환] 중 계약의 청구 방식에 맞는 버튼을 누르세요.

등록하다가 화면을 나가면 이어서 할 수 있나요?

아니요! 입력하던 값은 저장되지 않고, 등록 전 스캔을 모아 보는 목록도 없어요. 처음부터 하려면 [스캔 계약 등록]에서 스캔본을 다시 올려 주세요.

스캔 계약도 고객에게 서명 요청이 가나요?

아니요! 이미 서명·날인을 마친 계약서를 등록하는 기능이라 서명 요청은 보내지 않습니다. 새로 서명을 받아야 한다면 전자계약을 이용해 주세요.

청구스는 종이로 맺은 계약도 올리기만 하면 AI가 정리해 주는 경험을 쉽고 빠르게 제공합니다!

📌 같이 보면 좋은 가이드

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