# 종이로 맺은 계약서를 스캔해서 청구스에 등록하는 방법 (스캔 계약서 등록) 출처: https://guide.chungoose.kr/%EC%8A%A4%EC%BA%94-%EA%B3%84%EC%95%BD%EC%84%9C-%EB%93%B1%EB%A1%9D 이미 체결한 종이 계약서를 PDF·이미지로 올려 청구스 계약으로 등록합니다. AI가 제목·계약일·금액·품목과 공급자·고객·청구 방식을 읽어 채워 주고, 끄면 직접 입력합니다. 5단계 확인 방법과 등록 시 청구 자동 생성까지 안내합니다. 전자서명 없이 종이로 이미 맺은 계약서도 청구스에서 관리해 보세요! 스캔한 PDF나 사진을 올리면 **AI가 계약 내용을 읽어 채워 주고**, 확인만 하면 체결된 계약으로 등록됩니다. 한 줄 요약 ‘계약서’ 목록 오른쪽 위 **\[스캔 계약 등록\]** → 스캔본 올리기 → **공급자 · 고객 · 품목 구성 · 청구 · 계약 정보** 5단계를 확인 → **\[계약으로 등록\]**. 서명 절차는 진행하지 않습니다. ## 1. 스캔 계약 등록 열기 ![계약서 목록 오른쪽 위의 스캔 계약 등록 버튼]() - 왼쪽 메뉴 ‘계약’ > ‘계약서’로 이동한 뒤, 오른쪽 위 **\[스캔 계약 등록\]**을 클릭하세요. - 여러 팀의 계약을 만들 수 있다면 버튼을 눌렀을 때 팀 목록이 나와요. 계약을 등록할 팀을 고르세요. - 한 번에 계약서 **1건**씩 등록해요. 계약서가 여러 건이면 이 과정을 계약서마다 반복해 주세요. ## 2. 스캔본 올리기 ![스캔본 업로드 카드의 AI로 계약 정보 자동 추출 체크박스와 파일 찾기]() - **AI로 계약 정보 자동 추출**은 기본으로 켜져 있어요. 켠 채로 올리면 AI가 계약서를 읽어 다음 화면을 채워 줍니다. - 직접 입력하고 싶다면 체크를 해제하세요. 다음 화면이 AI가 채운 값 없이 열려요. (계약 제목에는 파일 이름이, 공급자에는 팀 기본값이 들어가 있어요.) - 스캔한 파일을 끌어다 놓거나 **\[파일 찾기\]**로 고르세요. **PDF · JPG · PNG 파일 1개, 50MB까지** 올릴 수 있어요. 여러 장짜리 계약서는 한 PDF 파일로 올리면 됩니다. 유의사항 파일을 올리기 시작하면 AI 자동 추출 체크를 바꿀 수 없어요. **올리기 전에** 켤지 끌지 정해 주세요. - 다 올라가면 **스캔 계약서 등록** 화면으로 넘어가요. AI 자동 추출을 켰다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽고 있습니다. 끝나면 입력란이 나타납니다.’가 보여요. 잠시 기다리면 입력란이 나타나요. 그 화면에서 기다렸다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽었습니다. 내용을 확인해 주세요.’ 알림도 함께 떠요. ![스캔 계약서 등록 화면 위쪽 — 올린 스캔본, 추출 안내, 1~5단계 탭]() - 위쪽에 올린 스캔본이 보여요. 스캔본을 보면서 아래 단계를 하나씩 확인하면 됩니다. - AI가 다 읽으면 **“스캔본에서 읽은 제목, 계약일, 계약금액, 품목을 채웠습니다. 잘못 읽은 값이 없는지 확인해 주세요.”**가 나와요. - 읽지 못했다면 ‘스캔본에서 계약 정보를 읽지 못했습니다. 스캔본을 보면서 직접 입력해 주세요.’가 나오고, 빈칸에 직접 입력하면 됩니다. - 단계 탭(**1. 공급자 · 2. 고객 · 3. 품목 구성 · 4. 청구 · 5. 계약 정보**)을 눌러 오가거나, 아래 **\[이전\]** · **\[다음\]**으로 이동하세요. ## 3. 공급자 확인하기 — 1단계 ![1단계 — 스캔본 공급자 추천 안내와 공급자 정보 카드]() - 파란 안내에 계약서에서 읽은 **스캔본 공급자**와 그 공급자를 고른 이유가 나와요. (예: ‘계약 내용상 재화·용역을 공급하는 당사자를 우리 공급자로 봤습니다.’) - 팀의 공급자 중 가장 비슷한 곳이 골라지기 때문에, 파란 안내의 회사와 아래 **공급자** 칸이 다를 수 있어요. **공급자 칸에는 우리 회사, 2단계 고객에는 상대 회사**가 들어가야 합니다. - 계약서의 두 당사자가 바뀌어 읽혔다면 공급자는 우리 회사로 두고, 2단계에서 고객을 상대 회사로 골라 주세요. - **공급측 담당자**는 계약서의 담당자(없으면 대표자)와 이름이 같은 사람이 골라져요. 같은 이름이 없으면 로그인한 사람(담당자로 등록되어 있지 않으면 첫 담당자)이 들어가 있어요. 옆의 **\[수정\]** · **\[추가\]**로 담당자 정보를 고치거나 새로 만들 수 있습니다. ## 4. 고객 고르기 — 2단계 ![2단계 — 스캔본 고객 안내, 이름이 비슷한 고객, 스캔본 정보로 새 고객 추가 버튼]() 계약서에서 읽은 **스캔본 고객**에 따라 화면이 달라져요. | 경우 | 화면 | 할 일 | | --- | --- | --- | | **사업자번호(없으면 상호)가 같은 고객이 한 곳** | 그 고객이 자동으로 골라져요 | 고객과 고객측 담당자가 맞는지 확인 | | **같은 고객이 여러 곳** | ‘사업자번호가 같은 고객이 여럿입니다. 지점을 골라 주세요.’ 등과 함께 버튼 | 맞는 고객 버튼 클릭 | | **같은 고객이 없음 (사업자)** | ‘이름이 비슷한 고객’ 버튼과 **\[스캔본 정보로 새 고객 추가\]** | 같은 회사가 확실할 때만 고르고, 아니면 새 고객 추가 | | **개인 고객** | 휴대폰번호나 이메일이 같은 고객을 골라요. 여럿이면 ‘휴대폰번호나 이메일이 같은 개인 고객이 여럿입니다. 골라 주세요.’, 없으면 ‘같은 개인 고객이 없어 스캔본의 이름과 연락처를 새 고객으로 채웠습니다.’ | 고르거나 채워진 이름·연락처 확인 | - ⚠️ ‘이름이 비슷한 고객’은 이름이 조금이라도 가까운 고객을 3곳까지 보여 줄 뿐이에요. 처음 거래하는 곳이면 고르지 말고 **\[스캔본 정보로 새 고객 추가\]**를 눌러 주세요. 등록한 뒤에는 고객을 바꿀 수 없습니다. - ‘스캔본 고객’에 우리 회사가 나왔다면 당사자가 바뀌어 읽힌 거예요. 새 고객으로 추가하지 말고 상대 회사를 골라 주세요. - 계약서의 담당자가 그 고객에 등록되어 있지 않으면 ‘스캔본의 담당자 ○○님은 등록되어 있지 않아 첫 담당자를 골랐습니다.’가 나와요. 고객측 담당자를 확인해 주세요. - **\[스캔본 정보로 새 고객 추가\]**를 누르면 계약서에서 읽은 사업자 정보가 미리 채워진 고객 추가 창이 열려요. - 고른 고객에 담당자가 없으면 ‘담당자가 없는 고객입니다. 고객에 담당자를 먼저 추가해 주세요.’가 나와요. 고객에 담당자를 추가한 뒤 다시 골라 주세요. - AI 자동 추출을 껐거나 읽지 못했다면 파란 안내 없이 아래 **고객 정보** 카드에서 직접 고르거나 **\[추가\]**하면 됩니다. ## 5. 품목 구성 확인하기 — 3단계 ![3단계 — 스캔본 지급조건으로 반복 청구를 채웠다는 안내와 일반·반복·분할 청구 선택]() - AI가 계약서의 지급조건을 읽어 **일반 청구 · 반복 청구 · 분할 청구** 중 하나를 골라 줘요. (예: ‘매월 25일까지 지급’ → 반복 청구) - 계약기간이 이미 끝난 정기 계약은 반복 청구 대신 일반 청구로 열려요. - 회차 금액이나 부가세 표기가 분명하지 않거나, 분할 차수 금액 합계가 계약금액과 맞지 않으면 일반 청구로 열립니다. 이때는 직접 바꿔 주세요. - 고른 방식에 맞게 품목과 금액을 확인하세요. 계약서에 품목 표가 없으면 **계약서 제목을 이름으로 한 품목 1개**가 들어갑니다. 제목이 띄어 쓴 그대로(예: ‘용 역 계 약 서’) 들어갈 수 있고 청구서에 그대로 나가니, 실제 용역·상품 이름으로 바꿔 주세요. ![반복 청구 품목 — 계약서 제목 ‘용 역 계 약 서’가 품목 이름으로 들어가고 월 1,100,000원이 채워진 품목 정보]() - 단, 계약서에 부가세 표기(별도·포함·면세)가 없으면 품목 없이 5단계 계약금액에만 금액이 채워집니다. 청구스로 청구하려면 품목을 직접 추가해 주세요. - 계약서의 품목과 이름이 같은 상품이 없으면 ‘스캔본 품목과 이름이 같은 상품이 없습니다. 비슷한 상품으로 연결할 수 있습니다.’가 나와요. 비슷한 상품으로 연결하거나 그대로 두면 됩니다. ![반복 청구의 반복 설정 카드 — 반복 주기, 첫 청구일·첫 결제기한, 첫 생성일, 반복 종료일]() - 반복 청구라면 **반복 설정**에 계약기간과 지급일을 읽어 첫 청구일 · 첫 결제기한 · 반복 종료일을 채워 줘요. 각 칸의 뜻은 [계약 체결 후 청구 설정]()과 같아요. - 계약서로 날짜를 정하지 못했다면 ‘스캔본으로 첫 청구일을 정하지 못했습니다. 반복 설정에서 입력해 주세요.’가 나와요. 비어 있는 첫 청구일을 꼭 입력해 주세요. 일반 청구로 열린 계약을 반복 청구로 직접 바꾼 경우에도 첫 청구일이 비어 있으니 입력해 주세요. ## 6. 등록할 때 청구서를 만들지 정하기 — 4단계 (선택) ![4단계 — 등록 시 청구 자동 생성 체크가 꺼진 청구 카드]() - **등록 시 청구 자동 생성**은 꺼진 채로 열려요. 이미 다른 곳에서 청구하고 있는 계약이라면 그대로 두세요. 끈 채로 등록해도 나중에 계약 상세에서 청구를 시작할 수 있어요. (FAQ 참고) - 등록과 함께 청구스로 청구를 시작하려면 체크하세요. ![등록 시 청구 자동 생성을 켠 모습 — 청구 방법 프리셋과 생성된 청구서 자동 처리]() | 항목 | 설명 | | --- | --- | | **청구 방법 프리셋** (필수) | 청구서를 만들 때 쓸 청구서 프리셋입니다. 체결 후 청구하려면 꼭 골라야 해요. | | **생성된 청구서 자동 처리** | 켜면 만든 청구서의 발송·수납이 자동으로 진행돼요. 끄면 청구서는 만들어지지만 발송·수납은 직접 시작해야 합니다. | - 청구를 자동으로 만들려면 3단계에 **품목이 1개 이상** 있어야 해요. 없으면 ‘체결 후 청구하려면 계약 품목을 하나 이상 입력해야 합니다.’가 나와요. (분할 청구는 차수가 품목을 대신해요.) - 반복 청구의 첫 생성일이 이미 지났다면 ‘첫 생성일이 지났습니다’ 안내가 나와요. 등록하면 오늘을 넘지 않는 가장 가까운 회차 청구서를 바로 만들어요. 이미 청구한 회차라면 3단계 반복 설정의 날짜를 다음 회차로 바꿔 주세요. ## 7. 계약 정보 확인하고 등록하기 — 5단계 ![5단계 — 계약 제목·계약일·계약금액, 추가 정보와 계약으로 등록 버튼]() - **계약 제목**과 **계약일**을 확인하세요. AI는 서명·날인란 근처의 날짜를 계약일로 읽어요. 계약기간 시작일과는 달라요. 계약일은 비워 둬도 등록할 수 있습니다. - 품목이 있으면 **계약금액**은 품목 합계로 자동 계산되고, 품목이 없으면 직접 입력합니다. - 반복 청구는 **한 회차 금액**이 계약금액이 됩니다. 예를 들어 매월 110만 원(부가세 포함)인 1년 계약이면 계약금액이 1,100,000원으로 보입니다. - 분할 청구는 차수 합계로 계산됩니다. - 계약금액이 틀렸다면 3단계로 돌아가 품목 금액을 고쳐 주세요. - 팀에서 만든 **추가 정보** 항목이 있으면 입력하세요. 필수 항목은 비우면 등록되지 않아요. 필수가 아닌 항목은 비워도 등록에는 문제가 없습니다. - 다 확인했다면 **\[계약으로 등록\]**을 클릭하세요. ‘스캔 계약서를 등록했습니다.’ 알림과 함께 계약 상세 화면으로 이동합니다. 등록하면 이렇게 보여요 서명 절차 없이 바로 체결된 계약으로 등록돼요. 계약서 목록과 상세의 상태는 전자계약과 같은 **‘계약 서명 완료’**로, 상세의 등록 방식은 **‘스캔 등록’**으로 보입니다. 올린 파일은 계약 상세 오른쪽 위 **\[작업\]** 메뉴의 **‘스캔 원본’**에서 내려받을 수 있어요. ## 자주 묻는 질문 (FAQ) AI가 잘못 읽은 값은 고칠 수 있나요? 네! **\[계약으로 등록\]**을 누르기 전까지는 모든 칸을 직접 고칠 수 있어요. (품목이 있으면 계약금액은 3단계 품목 금액으로 고쳐요.) AI는 채워 줄 뿐이니 스캔본을 보면서 단계마다 확인해 주세요. 등록한 뒤에 계약 내용을 고칠 수 있나요? 아니요! 등록한 계약의 내용은 고칠 수 없어요. 잘못 등록했다면 계약 상세 오른쪽 위 **\[작업\]** > **\[보관하기(복원가능)\]**로 보관한 뒤, **\[스캔 계약 등록\]**에서 다시 올려 등록해 주세요. 단, 청구 자동 생성을 켜고 등록했거나 청구서·반복 청구·분할 청구와 연결된 계약은 보관할 수 없으니 **\[계약으로 등록\]** 전에 꼭 확인해 주세요. 청구 자동 생성을 끄고 등록했는데, 나중에 청구스로 청구할 수 있나요? 네! 계약 상세 오른쪽 위 **\[청구서로 전환\]** · **\[반복 청구로 전환\]** · **\[분할 청구로 전환\]** 중 계약의 청구 방식에 맞는 버튼을 누르세요. 등록하다가 화면을 나가면 이어서 할 수 있나요? 아니요! 입력하던 값은 저장되지 않고, 등록 전 스캔을 모아 보는 목록도 없어요. 처음부터 하려면 **\[스캔 계약 등록\]**에서 스캔본을 다시 올려 주세요. 스캔 계약도 고객에게 서명 요청이 가나요? 아니요! 이미 서명·날인을 마친 계약서를 등록하는 기능이라 서명 요청은 보내지 않습니다. 새로 서명을 받아야 한다면 [전자계약]()을 이용해 주세요. 청구스는 **종이로 맺은 계약도 올리기만 하면 AI가 정리해 주는 경험**을 쉽고 빠르게 제공합니다! --- ### 📌 같이 보면 좋은 가이드 - [전자계약서를 작성하고 서명받는 방법]() - [계약 체결 후 청구서·반복 청구·분할 청구를 설정하는 방법]()